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Personal Kanban 2: Die Komplexitätsfalle
Mit meinem Personal Kanban stieß ich bald auf eine unerwartete Hürde: Ich hatte zu viele neue Spalten angelegt. Ursprünglich folgte mein System einem simplen Aufbau: Themen, Aufgaben, ToDo, Doing, Done – mit der Regel, dass alle Aufgaben innerhalb von maximal drei Tagen abzuschließen sein sollten.
Dann musste ich in meiner Ausbildung jede Menge Bücher lesen, die nicht in die 3-Tage-Regel passte. Um dem gerecht zu werden, erweiterte ich mein Kanban um zusätzliche Spalten: eine Literaturliste, eine für Bücher, die ich las, und eine weitere für das Verstehen und Ausprobieren des Buchinhalts. Als ich begann, erste Klienten zu betreuen, kamen noch Spalten für potenzielle Klienten, aktive Klienten und ehemalige Klienten hinzu.
Mein System folgte zwar noch der Kanban-Logik von ToDo, Doing und Done, aber nun in mehreren parallelen Prozessen: Es gab mehrere ToDos (eins für Bücher, eins für Klienten, eins für den Rest), und mehrere Doings (3 für Bücher, 2 für Klienten und eins für den Rest), an verschiedenen Stellen im Board. Ich behielt zwar den Überblick, doch das ständige Scrollen und die Zeit, die das Markieren von Aufgaben als begonnen oder erledigt in Anspruch nahm, waren alles andere als ideal.
Größere Projekte mögen mit solch umfangreichen Boards oder sogar mehreren Boards gut funktionieren, doch bei einem Personal Kanban kommt es auf maximale Übersichtlichkeit an. Die Erfahrung lehrte mich, dass weniger oft mehr ist, vor allem, wenn es um effiziente Selbstorganisation und die Verwaltung persönlicher und beruflicher Aufgaben geht.
Also führte ich wieder alle ToDos und alle Doings zusammen und begann stattdessen, meine Aufgaben besser zu definieren: Ein Buch ist eine zu große Aufgabe, ein Klient ist überhaupt keine Aufgabe. Ein Kapitel eines Buchs zu lesen ist eine passend große Aufgabe, einen Klienten anzusprechen oder ein einzelnes Coaching zu geben ebenfalls.
Weniger ist mehr: Optimiere dein Personal Kanban
Als Personal Kanban Coach empfehle ich, das System so schlank und übersichtlich wie möglich zu halten. Vermeide die Komplexitätsfalle, indem du dein Board regelmäßig auf unnötige Spalten prüfst und diese gegebenenfalls zusammenführst oder entfernst. Ein optimiertes Kanban sorgt für Klarheit, Effizienz und letztendlich für weniger Stress im Alltag.